Der wichtigste Kunde drängt auf eine neue Zertifizierung. Ein neuer Gesetzesentwurf liegt auf dem Tisch. Was tun? Jedes Mal von vorne anfangen?
Immer neue Vorgaben, immer mehr Frust?
Die Anforderungen wachsen stetig:
- ISO 9001 für Qualität
- ISO 14001 für Umwelt
- ISO 27001 für Informationssicherheit
- ISO 45001 für Arbeitssicherheit
- sowie gesetzliche Vorgaben wie NIS‑2, der Cyber Resilience Act, das Energieeffizienzgesetz, das Lie-fersorgfaltspflichtengesetz oder das Datenschutzgesetz
Die Folgen sind mehr Aufwand, mehr Dokumentation, mehr Audits und oft auch mehr Verwirrung. Mitarbeiten-de kämpfen mit unterschiedlichen Begrifflichkeiten, doppelt gepflegten Prozessen und widersprüchlichen An-forderungen.
Die gute Nachricht: Wer ein „Integriertes Managementsystem“ (IMS) aufbaut, kann all diese Anforderungen bündeln – inklusive der Aspekte zur Informationssicherheit – statt sie einzeln zu managen.
Normen und Regelwerke: Keine zusätzliche Belastung, sondern Chance
ISO-Normen sind kein Flickenteppich zufällig zusammengewürfelter Forderungen. Vielmehr folgen sie seit 2012 einer gemeinsamen Struktur, nämlich der sogenannten High Level Structure (HLS). Das bedeutet:
- Wer ein System für eine ISO-Norm aufgebaut hat, hat bereits die Grundlage für andere ISO-Normen geschaffen.
- Managementsysteme, die weitere ISO-Normen hinzuziehen, lassen sich leichter kombinieren, weil Kapitel und Kernelemente aller ISO-Normen einheitlich gestaltet sind.
Wie Sie mit einem Managementsystem auch Gesetze erfüllen
Viele Anforderungen von Normen und gesetzlichen Regelwerken überschneiden sich.
Gemeinsame Kernpunkte:
- Risikomanagement – Risiken (inklusive Cyber-Risiken) identifizieren, bewerten und behandeln
- Dokumentation – Prozesse, Verantwortlichkeiten und Nachweise nachvollziehbar machen
- Kontinuierliche Verbesserung – Fehler erkennen, Maßnahmen ableiten, besser werden
- Interne Audits – Wirksamkeit regelmäßig prüfen
Ihr Fundament für Sicherheit und Effizienz
Ein IMS besteht aus einem gemeinsamen Fundament:
- Kontext der Organisation – Umfeld, Stakeholder, Risiken (inkl. Informationssicherheitsrisiken)
- Führung – Verantwortung, Leitlinien, Vorbildfunktion
- Planung – Ziele, Maßnahmen, Risikobewertung
- Unterstützung – Ressourcen, Kompetenzen, Kommunikation
- Betrieb – Prozesse im Tagesgeschäft
- Bewertung – Monitoring, Audits, Managementreview
- Verbesserung – Korrekturmaßnahmen, Optimierung
Ihre Checkliste: Passt das Fundament?
- Sind Informationssicherheitsrisiken in der Unternehmens-Risikoanalyse integriert?
- Haben wir alle relevanten externen und internen Einflüsse dokumentiert?
- Sind Rollen und Verantwortlichkeiten (inkl. CISO/ISB) klar definiert?
- Gibt es klare, messbare Ziele für Qualität, Umwelt, Sicherheit und Informationssicherheit?
- Sind Ressourcen und Kompetenzen regelmäßig überprüft?
- Werden Prozesse in der Praxis gelebt, nicht nur auf Papier?
- Gibt es einen funktionierenden Audit- und Verbesserungszyklus?
Vermeiden Sie typische Stolperfallen
Parallelsysteme – Jede Abteilung pflegt eigene Dokumentationen.
Begriffschaos – Unterschiedliche Normen sprechen von „Aufzeichnungen“ oder „dokumentierter Information“.
Fehlende Verantwortlichkeiten – Niemand fühlt sich für Maßnahmen zuständig.
Normen-getriebene Umsetzung – Prozesse werden nur „für den Auditor“ geführt.
In 5 Schritten zum integrierten Managementsystem
Ein IMS einzuführen, muss keine Mammutaufgabe sein. Gehen Sie die Integration Schritt für Schritt an. Dabei ist der Fokus auf die Informationssicherheit von Anfang an entscheidend, um doppelte Arbeit zu vermeiden.
Bestandsaufnahme und Analyse: Sammeln Sie alle vorhandenen Managementsysteme, Zertifikate und relevanten Gesetzesvorgaben (z. B. NISG 2024, DSG). Identifizieren Sie Schnittstellen und Bereiche, in denen Prozesse bereits ähnlich ablaufen – oder wo sie sich sogar widersprechen. Halten Sie fest, welche IT- und OT-Systeme bereits vorhanden sind und wie sie abgesichert werden.
Eine zentrale Prozesslandkarte entwickeln: Erstellen Sie eine Übersicht aller Kernprozesse im Unternehmen und benennen Sie die Verantwortlichen. Integrieren Sie dabei Sicherheits-relevante Prozesse wie Zugriffskontrolle, Backup-Strategien und Notfallmanagement direkt. So vermeiden Sie, dass IT-Sicherheit als isoliertes Thema behandelt wird.
Einheitliche Dokumentation schaffen: Wählen Sie ein zentrales System für alle Ihre Dokumente. Ob Handbuch oder digitale Plattform, wichtig ist, dass alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Klären Sie Zugriffsrechte und Versionierung, um Begriffschaos und redundante Ablagen zu vermeiden.
Verantwortlichkeiten klären und schulen: Definieren Sie eindeutig, wer für welchen Bereich zuständig ist. Eine Rollenmatrix schafft Klarheit. Stellen Sie sicher, dass wichtige Positionen wie der CISO oder Informationssicherheitsbeauftragte fest verankert sind. Anschließend schulen Sie alle Mitarbeiter zu den neuen Prozessen und vermitteln ein einheitliches Verständnis. Das steigert die Akzeptanz enorm.
Audit- und Verbesserungszyklus integrieren: Planen Sie Audits, die alle Managementsysteme gleichzeitig prüfen. So erkennen Sie Optimierungspotenzial nicht nur für ein einzelnes System, sondern für das gesamte Unternehmen. Beginnen Sie, die Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung in einem gemeinsamen Plan zu erfassen.
Checkliste: Erste Schritte zur IMS-Einführung inklusive Informationssicherheitsmanagement
- Bestehende Managementsysteme (inkl. Informationssicherheit) sind erfasst
- Eine Prozesslandkarte ist erstellt, kritische IT- und OT-Prozesse sind markiert
- Verantwortlichkeiten sind dokumentiert, inkl. die des CISO/ISB
- Ein einheitliches Dokumentationsformat ist gewählt
- Ein Schulungsplan ist erstellt, inkl. Awareness für Cybersecurity
- Ein Auditplan für das integrierte System ist entworfen
Schneller Return on Investment: Die Vorteile eines integrierten Managementsystems
Wer die Schritte zur Integration konsequent umsetzt, profitiert von messbaren Vorteilen, die über eine reine Compliance-Erfüllung hinausgehen.
Weniger Doppelarbeit: Sie führen einen Prozess und decken damit die Anforderungen mehrerer Normen und Gesetze ab. Ein Notfallmanagement-Plan kann zum Beispiel IT-Störungen, Produktionsausfälle und gesetzliche Meldepflichten gleichzeitig berücksichtigen.
Geringerer Audit-Aufwand: Kombinierte Audits sparen Ihnen wertvolle Zeit und Ressourcen. Ein EMS-Dienstleister konnte so den jährlichen Audit-Aufwand von 24 auf 12 Tage reduzieren – eine Zeitersparnis von 50 %, die direkt in die Wertschöpfung fließt.
Klare Verantwortlichkeiten: Schluss mit dem Zuständigkeits-Chaos. Wenn Rollen und Prozesse klar definiert sind, weiß jeder Mitarbeiter, was zu tun ist, sei es bei einer Qualitätsprüfung oder einem IT-Sicherheitsvorfall.
Bessere Compliance: Ein IMS stellt sicher, dass gesetzliche und normative Vorgaben nicht nur punktuell, sondern systematisch erfüllt werden. Sie sind besser auf Audits und unangekündigte Prüfungen vorbereitet, ohne in letzter Minute Panik aufkommen zu lassen.
Geringere Kosten: Weniger Aufwand durch zentrale Prozesse und effizientere Audits bedeuten auch niedrigere Kosten für interne Ressourcen und externe Beratung.
Das Ergebnis: Ihr Unternehmen wird nicht nur sicherer, sondern auch spürbar effizienter.
Warum ein IMS in Zukunft noch wichtiger wird
Die Dynamik neuer Normen und gesetzlicher Vorgaben wird sich in den nächsten Jahren eher beschleunigen als verlangsamen. Drei Trends sind besonders relevant:
- Künstliche Intelligenz & Regulierung: Mit dem kommenden EU AI Act entstehen erstmals verbindliche Anforderungen für den Einsatz von KI-Systemen. Unternehmen müssen Risiken identifizieren, Datenqualität nachweisen und Sicherheitsmaßnahmen dokumentieren – Vorgaben, die sich hervorragend in ein bestehendes IMS integrieren lassen.
- Nachhaltigkeitsreporting (CSRD): Die Corporate Sustainability Reporting Directive verpflichtet große Unternehmen und bald auch viele KMU zu detaillierten ESG-Berichten. Themen wie Lieferkettentransparenz, Energieeffizienz und CO₂-Reduktion lassen sich als Erweiterung im IMS abbilden, statt ein neues System aufzubauen.
- Verschmelzung von IT- und OT-Sicherheit: In produzierenden Unternehmen verschwimmen die Grenzen zwischen klassischer IT-Sicherheit und Betriebstechnologie. Ein IMS mit integriertem Informationssicherheits-Managementsystem kann beide Bereiche unter einer Governance-Struktur zusammenführen – ein klarer Wettbewerbsvorteil.
Unser Fazit: Integration als strategischer Erfolgsfaktor
Die Normen- und Gesetzesflut wird in der EU nicht abreißen, da ständig neue EU-Vorgaben wie NIS‑2, Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) oder dem EU AI Act entstehen. Ein integriertes Managementsystem ist der Schlüssel, um den Überblick zu behalten, Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig zukunftssicher aufgestellt zu sein.
Ein IMS ist kein Mehraufwand, sondern die Basis für weniger Arbeit, mehr Klarheit und nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit, inklusive robuster Informationssicherheit.
Sie stehen vor der Herausforderung, neue Gesetze wie NIS‑2 umzusetzen? Oder möchten Sie Ihre bestehenden Managementsysteme effizienter gestalten? Die Experten von SEC4YOU unterstützen Sie dabei, Ihre Prozesse zu bündeln und zukunftssicher aufzustellen. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung und finden Sie heraus, wie auch Ihr Unternehmen von einem integrierten Managementsystem profitiert!
